Privacyverklaring | Dossier360

Toepassingsbereik. Deze verklaring beschrijft de verwerking van persoonsgegevens door Dossier360 via de website dossier360.nl en de Dossier360 iOS-app. Cliëntdossier-gegevens die binnen de applicatie worden verwerkt vallen onder de verwerkersovereenkomst die met elke afnemende zorgorganisatie wordt gesloten.

1. Wie zijn wij

Dossier360 is een Nederlandse softwareonderneming die het digitale zorgdossier "Dossier360" (SaaS) ontwikkelt en beheert voor Nederlandse zorgorganisaties.

Handelsnaam	Dossier360
Adres	Weverij 69, 8401 PJ Gorredijk
E-mail	info@dossier360.nl
Website	dossier360.nl

2. Welke persoonsgegevens verzamelen wij

2.1 Via de website

Contactformulier: naam, e-mailadres, telefoonnummer, organisatienaam, inhoud bericht.
E-mailcontact: gegevens uit uw bericht.
Geanonimiseerde analytische gegevens (Google Analytics, alleen na toestemming).
Technische logging: IP-adres, datum, tijdstip, opgevraagde URL, user-agent.

2.2 Via de Dossier360 iOS-app

De Dossier360 iOS-app wordt gebruikt door zorgmedewerkers om hun dagrapportages, incidenten en aanwezigheidsregistratie vast te leggen. De app verwerkt:

Categorie	Wat	Waarvoor
Accountgegevens	E-mailadres, naam, organisatie, rol	Authenticatie en autorisatie
Cliëntdossier-gegevens	Rapportages, observaties, medicatie, WZD, incidenten	Primair zorgproces — onder verwerkersovereenkomst met de zorgorganisatie
Microfoon & spraakherkenning	Spraakopname tijdens dictatie	Omzetten van spraak naar tekst voor rapportage. Audio wordt verwerkt via Apple's Speech-framework en niet permanent bij Dossier360 opgeslagen.
Foto's & video's	Fotobibliotheek-toegang	Delen van mediabijlagen in chat. Alleen door de gebruiker geselecteerde items.
Locatie	Locatie bij gebruik	Optioneel delen van locatie in chat.
Face ID / Touch ID	Biometrische verificatie	Beveiligde lokale heractivatie van een ingelogde sessie. Apple's biometrische gegevens verlaten het toestel niet.
Push-notificatietoken	APNs device-token	Versturen van pushmeldingen voor nieuwe chatberichten, medicatie- en agenda-herinneringen.
Technische logging	App-versie, toestelmodel, OS-versie, IP-adres	Foutopsporing, audit-trail (NEN 7513).

3. Doeleinden en grondslagen

Doel	AVG-grondslag
Uitvoering van de overeenkomst met de zorgorganisatie	Art. 6 lid 1 sub b — uitvoering overeenkomst
Verwerking van bijzondere gezondheidsgegevens in het zorgdossier	Art. 9 lid 2 sub h jo. art. 6 lid 1 sub e — zorg en behandeling
Beantwoorden van contactverzoeken	Art. 6 lid 1 sub f — gerechtvaardigd belang
Websitestatistieken / analytics	Art. 6 lid 1 sub a — toestemming
Audit, beveiliging en foutopsporing	Art. 6 lid 1 sub f — gerechtvaardigd belang
Wettelijke verplichtingen (WGBO, NEN 7513)	Art. 6 lid 1 sub c — wettelijke verplichting

4. Bewaartermijnen

Gegevens	Bewaartermijn
Zorgdossier (medisch dossier)	20 jaar na laatste mutatie (WGBO art. 7:454 BW), of langer indien wettelijk vereist
Audit-trail (NEN 7513)	20 jaar
Contactformulier-berichten	Maximaal 12 maanden na afhandeling
E-mailcorrespondentie	Maximaal 12 maanden, of 7 jaar bij fiscale bewaarplicht
Serverlogbestanden	Maximaal 6 maanden
Spraakopnames in de app	Niet permanent opgeslagen

5. Beveiliging

Alle communicatie via TLS 1.3 (HTTPS).
Veld-niveau AES-256-GCM encryptie voor BSN, e-mailadres, namen en telefoonnummers.
Wachtwoorden gehasht met Bcrypt; JWT-tokens met korte levensduur.
Verplichte 2FA voor admin/manager-rollen.
Sessie-time-out bij inactiviteit.
Toegang strikt op need-to-know basis per organisatie.
Compliance volgens NEN 7510, NEN 7512, NEN 7513 en ISO 27001.
Gegevens worden opgeslagen op servers binnen Nederland.

6. Ontvangers en verwerkers

Verwerker	Doel	Locatie
Hostingprovider	Beheer applicatie- en database-servers	Nederland
Apple Inc.	APNs-pushdienst & on-device spraakherkenning	EU / VS (Data Privacy Framework)
Google LLC (Analytics)	Geanonimiseerde websitestatistieken	EU / VS (Data Privacy Framework)

Met al onze verwerkers zijn verwerkersovereenkomsten gesloten conform art. 28 AVG.

7. Rechten van betrokkenen

U heeft op grond van de AVG het recht op:

Inzage (art. 15), rectificatie (art. 16), verwijdering (art. 17).
Beperking van verwerking (art. 18), dataportabiliteit (art. 20).
Bezwaar tegen verwerking (art. 21).
Intrekken van eerder gegeven toestemming (art. 7).

Voor cliëntdossier-gegevens richt u zich primair tot uw zorgorganisatie. Verzoeken met betrekking tot de website of app kunt u indienen via info@dossier360.nl.

U kunt een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP): autoriteitpersoonsgegevens.nl — telefoon: 088 - 1805 250.

8. Wijzigingen

Wij behouden ons het recht voor deze privacyverklaring te wijzigen. De meest recente versie is altijd beschikbaar op dossier360.nl/privacy. Bij substantiële wijzigingen die invloed hebben op u, informeren wij u proactief.

9. Contact

Onderwerp	Contact
Privacy-vragen, AVG-verzoeken	info@dossier360.nl
Functionaris Gegevensbescherming (FG)	info@dossier360.nl
Algemeen / klantenservice	info@dossier360.nl