ECD voor jeugdzorg en GGZ

Afgestemd op de jeugdzorg

Dossier360 is inzetbaar in de jeugdzorg en de jeugd-GGZ. Het elektronisch cliëntendossier, bij ons zorgdossier genoemd omdat we over zorgvragers spreken, biedt een compleet overzicht per jongere: profiel, SMART doelen, rapportages, incidenten en documenten op één plek.

Begeleidingsplannen

Werk met begeleidingsplannen (in de Jeugdwet: hulpverleningsplan) op basis van SMART-doelen:

• SMART-doelen – Concrete, meetbare doelen per levensdomein
• Levensdomeinen – Instelbaar per organisatie; van gezondheid tot sociaal netwerk en dagbesteding
• Interventies – Koppel concrete acties aan elk doel
• Voortgang – Volg de status: nog niet gestart, in uitvoering, afgerond, op pauze of vervallen
• Meetbaar maken – Koppel een meting aan een doel met een start- en een streefwaarde; de voortgang loopt mee met elke nieuwe meting

Risicoanalyse

Onder Veiligheid loopt u de risicoanalyse af: weglopen, agressie, zelfbeschadiging, schoolverzuim, middelengebruik. Per punt beoordeelt u kans (1-5) maal ernst (1-5); de score valt in een risicoklasse die uw organisatie zelf bepaalt. De startlijst met risicopunten richt u zelf in, zodat de analyse past bij uw doelgroep. Maatregelen en restrisico legt u per punt vast, de herbeoordelingsdatum wordt bewaakt en de analyse telt mee in de dossier-check. Het signaleringsplan met fasen en afspraken per fase staat ernaast.

Meten bij jongeren

In de metingen-module legt u vast wat bij een jongere gevolgd moet worden: lengte, gewicht en BMI om de groei te volgen of bijwerkingen van medicatie op te merken, gewichtsverloop bij eetproblematiek, en vitale waarden als bloeddruk, temperatuur of glucose. Voor jongeren die naar zelfstandigheid toewerken staat de Zelfredzaamheid-Matrix klaar, met elf leefgebieden. Een meetschema bewaakt het ritme, zodat een gemiste meting opvalt, en een doel uit het hulpverleningsplan kan zijn voortgang rechtstreeks uit de meetwaarde halen. Meet u niet, dan zet u de module uit en is er niets van te zien.

Rapportage en incidenten

In de jeugdzorg is zorgvuldige verslaglegging essentieel:

• Dagrapportages – Per zorgvrager met levensdomeinen, stemming en aandachtspunten
• Incidentregistratie – Agressie, weglopen, zelfbeschadiging en andere voorvallen vastleggen
• IGJ-meldingen – Meldplichtige incidenten registreren met termijnbewaking
• Spraakherkenning – Dicteer rapportages in plaats van typen

Overzicht en samenwerking

• Eén dossier – Alle informatie per jongere op één plek
• Rechten per rol – Medewerkers zien alleen wat relevant is voor hun functie
• Berichten – Interne communicatie tussen medewerkers
• Planning – Diensten slepen, kopiëren en in reeksen herhalen; verlof, ruilverzoeken en werkelijke uren in hetzelfde rooster
• Dienstoverdracht – De volgende dienst ziet direct wat er speelde en wat aandacht vraagt
• Documenten – Beschikkingen en externe verslagen uploaden, met verplichte-documentenchecklist

Compleet dossier: ook administratief

Naast het zorginhoudelijke werk dekt Dossier360 de rest van het dossier af:

• Medicatie – Digitale aftekenlijst met dubbele controle bij risicovolle medicatie
• Verwantenportaal – Verwanten kijken veilig mee, op basis van vastgelegde toestemming
• Signaleringsplan – Signalerings-/crisisplan met fasen en afspraken per fase
• Dossier op orde – Automatische volledigheidscheck per zorgvrager: plan actueel, toestemmingen en verplichte documenten vastgelegd
• Documenten – Verplichte-documentenchecklist en digitale ondertekening
• Berichtenverkeer Jeugdwet – De iJw-keten van toewijzing (JW301) tot declaratie (JW323) en retour (JW325), met het automatische 18-jaar-signaal en het woonplaatsbeginsel
• Kwaliteitsmanagement – Beleid met leesbevestiging, interne audits, managementreview en kwaliteitsdashboard

Wat kost een ECD voor de jeugdzorg?

Eén vast bedrag per maand, bepaald door het aantal zorgvragers en niet door het aantal medewerkers dat ermee werkt. Een kleine gezinshuisorganisatie zit daarmee op een ander pakket dan een residentiële aanbieder, terwijl beide dezelfde functionaliteit krijgen. De Wzd- en IGJ-module zijn los bij te schakelen. Op de prijzenpagina staan de pakketten met hun grenzen; de eerste maand is gratis en er zijn geen opstartkosten.

Geschikt voor diverse settings

• Residentiële jeugdzorg
• Gezinshuizen
• Gesloten jeugdzorg (JeugdzorgPlus)
• Jeugd-GGZ
• Pleegzorg (ondersteunend)
• Ambulante jeugdhulp
• Dagbehandeling jeugd

Eén dossier voor jeugdzorg én jeugd-GGZ

Veel kleinschalige aanbieders werken op het snijvlak van jeugdzorg en jeugd-GGZ. Een gezinshuis begeleidt kinderen met een trauma, een ambulant begeleider werkt met jongeren met angstklachten, een dagbestedingslocatie vangt jongeren op die tijdelijk niet naar school kunnen. Het onderscheid tussen zorg en behandeling is in de praktijk minder scherp dan op papier.

Dossier360 is daarop gebouwd. Je legt per jongere vast wat er speelt, welke doelen er staan en wat er dagelijks gebeurt, ongeacht of de zorg onder de Jeugdwet als jeugdhulp of als jeugd-GGZ is ingekocht. Begeleidingsplan, rapportages, incidenten en het netwerk rond de jongere staan in één dossier. Zo hoef je niet te kiezen tussen software voor "de zorg" of voor "de GGZ" en werkt je team altijd in hetzelfde systeem.

Wat de Jeugdwet van je dossier vraagt

Wie jeugdhulp levert, is wettelijk verplicht een dossier bij te houden. Dat dossier moet actueel zijn, inzichtelijk voor de jongere en de ouders (afhankelijk van leeftijd en gezag), en lang bewaard blijven: de bewaartermijn voor jeugddossiers is twintig jaar na het einde van de hulp. Daarnaast kijkt de gemeente als financier mee: bij verantwoording en bij een materiële controle moet je kunnen laten zien welke zorg er is geleverd en waarom.

In Dossier360 zit dat ingebakken. Elk dossier heeft een compleet begeleidingsplan met doelen en evaluatiemomenten, rapportages zijn gekoppeld aan die doelen, en de auditlog legt vast wie wat wanneer heeft ingezien of gewijzigd. Documenten zoals de zorgovereenkomst, het gezagsregisteruittreksel en toestemmingsverklaringen hebben een vaste plek, en het dossier zelf bewaakt de compleetheid: ontbreekt er iets, dan zie je dat direct. Zo sta je er goed voor bij een gemeentecontrole of een bezoek van de IGJ.

Rapporteren dat past bij het werk met jongeren

In de jeugdzorg gebeurt veel op één dag, en de rapportage moet dat bijhouden zonder dat begeleiders er 's avonds nog een uur aan kwijt zijn. In Dossier360 rapporteer je per dienst of per contactmoment, ook onderweg op je telefoon. Rapportages koppel je aan de doelen uit het begeleidingsplan, zodat je bij een evaluatie of gemeentegesprek in één overzicht ziet hoe de ontwikkeling loopt.

Doelen stel je SMART op, met meetbare voortgang per doel. Dat sluit aan bij hoe gemeenten en gecertificeerde instellingen naar resultaten vragen: niet "het gaat beter op school", maar concreet wat er is afgesproken, wat er is gedaan en wat het heeft opgeleverd. Voor de dagelijkse praktijk betekent het vooral: minder losse aantekeningen, meer lijn in het dossier.

Ouders en het netwerk betrokken houden

Bij jeugdzorg werk je nooit met de jongere alleen. Ouders, voogden en soms de gezinsvoogd of jeugdbeschermer willen en moeten weten hoe het gaat. Via het familieportaal van Dossier360 geef je hen gecontroleerd inzage: jij bepaalt per persoon wat zichtbaar is, passend bij gezag en leeftijd. Een ouder met gezag ziet iets anders dan een betrokken grootouder, en een zestienjarige heeft zelf ook rechten in het eigen dossier.

Dat scheelt telefoontjes en mailtjes, en het voorkomt de situatie waarin ouders zich buitengesloten voelen of juist informatie krijgen die niet voor hen bestemd is. Alles wat gedeeld wordt, is vastgelegd, zodat er achteraf geen discussie is over wie wat kon zien.

Van PGB tot gemeentecontract

Kleinschalige jeugdzorg wordt op allerlei manieren gefinancierd: PGB via de SVB, zorg in natura via een gemeentecontract, onderaannemerschap bij een hoofdaannemer, of een combinatie daarvan. Dossier360 houdt per jongere bij welke indicatie of beschikking er loopt, welk budget daarbij hoort en hoeveel er is geleverd.

De geleverde zorg volgt uit de aanwezigheids- en zorgregistratie, zodat facturatie geen apart administratiecircus is maar een logisch vervolg op wat er al in het dossier staat. Zo zie je ook tijdig wanneer een beschikking afloopt en verlenging nodig is, in plaats van dat je erachter komt als de gemeente de factuur afkeurt.

Veilig omgaan met gevoelige informatie

Veilig omgaan met gevoelige informatie

Tekst: Een jeugddossier bevat de meest gevoelige informatie die er is: over kinderen, gezinnen, diagnoses en soms over onveilige thuissituaties. Dossier360 draait op servers binnen de EU, versleutelt gegevens in opslag en transport, en werkt met rollen en rechten zodat medewerkers alleen zien wat bij hun taak hoort. Elke handeling in het dossier staat in de auditlog.

Voor jou als aanbieder betekent dat: aantoonbaar zorgvuldig werken richting ouders, gemeente en inspectie, zonder dat je er zelf een beveiligingsspecialist voor hoeft in te huren. Een verwerkersovereenkomst hoort daar standaard bij.

Starten of overstappen zonder gedoe

Begin je net als jeugdzorgaanbieder, dan staat je omgeving binnen een dag klaar en richten we het dossier samen in op jouw werkwijze. Werk je al met een ander pakket of met Excel en Word, dan hoef je niet vanaf nul te beginnen: bestaande cliëntgegevens en documenten nemen we gestructureerd mee, zodat de zorg gewoon doorloopt tijdens de overstap.

Plan een demo en zie binnen een half uur hoe een dossier eruitziet voor jouw type organisatie, of probeer het zelf met een proefomgeving.