Antwoorden op wat eigenaren vaak vragen

Dossier360 is een compleet digitaal zorgdossier, speciaal ontwikkeld voor de Nederlandse zorgsector. Het biedt een overzichtelijk platform voor het beheren van zorgvragergegevens, rapportages, zorgplannen, incidentenregistratie en meer.

Het platform is geschikt voor diverse zorgdomeinen, waaronder gehandicaptenzorg, ouderenzorg, jeugdzorg, GGZ en maatschappelijke opvang.

Dossier360 is geschikt voor een breed scala aan zorgorganisaties:

• Gehandicaptenzorg — Woonvormen, dagbesteding en ambulante begeleiding
• Ouderenzorg — Verpleeghuizen, verzorgingshuizen en thuiszorg
• Jeugdzorg — Jeugdhulpverlening en residentiële zorg
• GGZ (langdurige zorg) — Beschermd wonen en langdurige GGZ
• Maatschappelijke opvang — Opvanglocaties en begeleid wonen
• Zorgboerderijen — Dagbesteding en woonzorg op de boerderij

Ja, Dossier360 is volledig in Nederland ontwikkeld en wordt beheerd door een Nederlands team. Het platform is specifiek ontworpen voor de Nederlandse zorgsector en voldoet aan alle relevante Nederlandse wet- en regelgeving, waaronder de AVG, de Wet zorg en dwang (Wzd) en de eisen van de Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd (IGJ).

Dossier360 onderscheidt zich op een aantal belangrijke punten:

• Alles-in-één — Alle modules zijn inbegrepen in het basispakket, geen verborgen kosten voor extra functionaliteiten
• Eerlijke prijs — U betaalt per zorgvrager, niet per medewerker. Onbeperkt medewerkers dus
• Moderne technologie — Gebouwd met de nieuwste technologieën voor snelheid en betrouwbaarheid
• Optionele AI-ondersteuning — Slimme AI-tools voor rapportages en zorgplannen
• Spraak naar tekst — Dicteren van rapportages is standaard inbegrepen

Dossier360 heeft vier pakketten:

• Start: €49,00 per maand vast voor maximaal 5 zorgvragers — ideaal als je net begint.
• Basis: €19,95 per zorgvrager per maand (vanaf 6 zorgvragers).
• Plus: €24,95 per zorgvrager per maand (vanaf 6 zorgvragers) — inclusief WZD-module en IGJ-meldingen.
• Premium: €29,95 per zorgvrager per maand (vanaf 6 zorgvragers) — inclusief familieportaal, kwaliteitscontrole en jaarplannen.

Alle prijzen zijn exclusief BTW. Geen opstartkosten, eerste maand gratis. Pakketten lopen voor één jaar, daarna per drie maanden opzegbaar.

Nee, geen opstartkosten en geen verborgen kosten. Je betaalt alleen het maandelijkse pakketbedrag (Start) of het bedrag per zorgvrager (Basis/Plus/Premium). De eerste maand is gratis.

De pakketten lopen voor één jaar, daarna kun je per drie maanden opzeggen. Add-ons zoals Speak-to-Text (€2,95/zorgvrager/mnd) en AI Ondersteuning (€19,95/zorgvrager/mnd) zijn optioneel en transparant doorberekend.

U betaalt per actieve zorgvrager in uw systeem. Het gemiddelde aantal actieve zorgvragers over de maand wordt gebruikt als basis voor de factuur. Zorgvragers die uit zorg gaan, worden niet meer meegeteld vanaf het moment dat ze inactief worden gezet.

Dossier360 factureert maandelijks vooraf op basis van het aantal actieve zorgvragers (Basis/Plus/Premium) of een vast bedrag (Start). De betaling verloopt via automatische SEPA-incasso. U ontvangt 14 dagen vóór de incasso een pre-notificatie per e-mail met het factuurbedrag.

Facturen zijn beschikbaar in uw klantportaal, inclusief PDF en digitale e-factuur (UBL).

Ja, je kunt je abonnement opzeggen. De pakketten lopen voor één jaar vanaf de startdatum. Na dat eerste jaar kun je per 3 maanden opzeggen. Bij opzegging exporteren wij al je data in een open formaat zodat je deze kunt overdragen.

De eerste maand is gratis als proefperiode binnen het jaarcontract.

Ja, we bieden een vrijblijvende demo aan. Tijdens de demo laten we u het complete systeem zien en bespreken we uw specifieke wensen en behoeften. U kunt een demo aanvragen via onze contactpagina.

Alle modules zijn standaard inbegrepen, zonder meerkosten:

• Zorgdossier & zorgplan
• Dagrapportages
• Aanwezigheidsregistratie
• Incidentenregistratie
• Medewerkersbeheer
• ZIO (Zorg Inhoudelijk Overleg)
• Documentenbeheer
• Agenda
• Berichten
• Audit trail

De AI-module is een optionele add-on die slimme ondersteuning biedt bij het schrijven van rapportages, zorgplannen en dossieranalyses. De AI helpt medewerkers om sneller en kwalitatief betere teksten te schrijven.

De AI-module kost € 199,- per maand per organisatie (excl. BTW), bovenop het standaard abonnement. De AI draait op uw eigen beveiligde omgeving, waardoor zorgdata nooit naar externe partijen wordt verstuurd.

Met de ingebouwde spraak-naar-tekst functie kunnen medewerkers rapportages en notities inspreken in plaats van typen. De spraakherkenning zet het gesproken woord direct om naar tekst in het rapportageveld. Dit bespaart tijd en maakt rapporteren laagdrempelig, ook voor medewerkers die minder vaardig zijn met typen.

Ja, Dossier360 heeft een volledige WZD-module waarmee u het complete Wzd-traject kunt vastleggen. Dit omvat het stappenplan, de besluitvorming rond onvrijwillige zorg, evaluatiemomenten en de registratie van toegepaste maatregelen. De module volgt de wettelijke vereisten en ondersteunt u bij het naleven van de wet.

Ja, rapportages en andere gegevens kunnen geëxporteerd worden vanuit het systeem. Dit is handig voor overdracht, verantwoording aan financiers of archivering. Exports zijn beschikbaar in gangbare formaten.

Dossier360 is volledig responsive en werkt optimaal op smartphones, tablets en desktops via de webbrowser. Er is geen aparte app-installatie nodig. Medewerkers kunnen dus overal en op elk apparaat rapporteren, het dossier inzien en hun planning bekijken.

Ja, Dossier360 is volledig AVG-compliant. We verwerken persoonsgegevens conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR). Dit betekent onder andere:

• Verwerkersovereenkomst standaard inbegrepen
• Data wordt uitsluitend in Nederland/EU opgeslagen
• Strenge toegangscontroles en auditlogging
• Recht op inzage, correctie en verwijdering gewaarborgd
• Privacy by design en privacy by default

Alle gegevens worden opgeslagen op beveiligde servers binnen de Europese Unie, met voorkeur voor Nederlandse datacenters. We maken gebruik van versleutelde verbindingen (TLS/SSL) en encryptie van opgeslagen data. Er worden geen gegevens buiten de EU verwerkt of opgeslagen.

Dossier360 hanteert meerdere beveiligingslagen:

• Encryptie — Alle data is versleuteld, zowel in transit (TLS) als at rest
• Toegangscontrole — Rolgebaseerde autorisatie, medewerkers zien alleen wat ze nodig hebben
• Audit trail — Alle acties worden gelogd en zijn herleidbaar
• Back-ups — Dagelijkse automatische back-ups met versleuteling
• Monitoring — 24/7 monitoring op verdachte activiteiten

Ja, bij elk abonnement wordt standaard een verwerkersovereenkomst afgesloten. Dit is verplicht bij het verwerken van persoonsgegevens en zorggerelateerde data. De verwerkersovereenkomst beschrijft hoe wij als verwerker omgaan met uw gegevens en welke beveiligingsmaatregelen we treffen.

Dossier360 is ontworpen met de NEN 7510 norm als uitgangspunt. NEN 7510 is de Nederlandse norm voor informatiebeveiliging in de zorg. We hanteren de richtlijnen uit deze norm voor onze technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen.

Na aanmelding kunt u doorgaans binnen enkele werkdagen starten. We richten uw omgeving in, maken uw account aan en zorgen dat alles klaarstaat. De snelheid hangt af van de omvang van uw organisatie en eventuele datamigratie.

Ja, we begeleiden u bij de inrichting van uw omgeving. Dit omvat:

• Inrichting via web-sessies (organisatiestructuur, rollen en basisinstellingen)
• Configuratie van modules en instellingen
• Handleidingen in de applicatie
• E-mail en telefonisch contact op werkdagen

Datamigratie vanuit een bestaand systeem doen we in overleg, op maat. Training van personeel is bespreekbaar en daarvoor vragen we een aparte vergoeding — zo past de begeleiding bij wat uw organisatie nodig heeft.

In veel gevallen is datamigratie mogelijk. De mogelijkheden hangen af van uw huidige systeem en het type data dat overgezet moet worden. Tijdens het implementatietraject bespreken we de opties en maken we een plan voor de migratie. Neem contact met ons op voor de mogelijkheden in uw situatie.

Er is geen limiet op het aantal medewerkers. U betaalt per zorgvrager, niet per medewerker. Alle medewerkers in uw organisatie kunnen dus werken met Dossier360 zonder extra kosten. Via het rollenbeheersysteem bepaalt u per medewerker welke onderdelen toegankelijk zijn.

U kunt ons bereiken via:

• E-mail — info@dossier360.nl voor algemene vragen en support
• Telefonisch — op werkdagen voor support en beheervragen
• Contactformulier — via onze contactpagina
• Klantportaal — inloggen via het klantportaal voor facturen en abonnementsbeheer

Onze supportafdeling is bereikbaar op werkdagen van 09:00 tot 17:00 uur. E-mails worden doorgaans binnen 24 uur op werkdagen beantwoord. Bij urgente technische storingen buiten kantooruren kunt u ons bereiken via het noodcontactnummer dat u bij aanmelding ontvangt.

Training is bespreekbaar en daar vragen we een aparte vergoeding voor — we stemmen het af op wat je team nodig heeft. Standaard inbegrepen:

• Begeleide inrichting via web-sessies — we zetten samen de organisatiestructuur, rollen en basisinstellingen op.
• Handleidingen in de applicatie — uitgebreide stap-voor-stap documentatie.
• E-mail en telefonisch contact op werkdagen.

Wil je een training op locatie of een uitgebreid traject? Neem contact op voor een offerte op maat. Datamigratie vanuit een bestaand systeem doen we ook in overleg.

Ja, Dossier360 wordt continu doorontwikkeld. Updates worden automatisch doorgevoerd zonder dat u hier iets voor hoeft te doen. Alle updates, nieuwe functionaliteiten en verbeteringen zijn inbegrepen in uw abonnement — daar betaalt u nooit extra voor.