Algemene voorwaarden

1. Definities

Dossier360: de SaaS-applicatie voor het elektronisch cliëntdossier (ECD), geleverd door GinkelSoft.
Klant: de zorgorganisatie die een abonnement afsluit.
Abonnement: het door de klant gekozen pakket (Solo, Start, Groei, Professioneel, Op maat) inclusief eventueel geactiveerde losse modules.
Overeenkomst: de bestelling waarmee de klant een abonnement afsluit, samen met deze voorwaarden en de verwerkersovereenkomst.

2. Toepasselijkheid

Deze voorwaarden zijn van toepassing op alle offertes, bestellingen en overeenkomsten. Afwijkingen gelden alleen wanneer die schriftelijk zijn overeengekomen.

3. Totstandkoming

De overeenkomst komt tot stand op het moment dat de klant de bestelling online bevestigt of een schriftelijke offerte ondertekent. Dossier360 bevestigt de overeenkomst per e-mail.

4. Duur, verlenging en opzegging

Elk abonnement wordt aangegaan voor een periode van één jaar, ingaande op de startdatum.
Na afloop van het jaarcontract wordt het abonnement automatisch verlengd voor onbepaalde tijd.
Dossier360 stuurt uiterlijk 30 dagen vóór de verlengingsdatum een herinnering per e-mail.
Na de automatische verlenging is het abonnement per maand opzegbaar, met een opzegtermijn van één maand tegen einde van de maand.
Opzegging kan direct via het klantportaal onder Instellingen → Abonnement of schriftelijk per e-mail aan info@dossier360.nl.
Bij opzegging tijdens het eerste jaarcontract loopt het abonnement door tot het einde van dat jaar; er wordt tot die datum gefactureerd.

5. Prijzen en facturatie

De actuele prijzen staan op dossier360.nl/prijzen. Alle bedragen zijn exclusief btw.
Er zijn geen opstartkosten en de eerste maand is gratis.
Facturatie vindt maandelijks vooraf plaats via automatische SEPA-incasso. 14 dagen voor incasso ontvangt de klant een pre-notificatie.
Losse modules worden pro-rata verrekend bij tussentijdse activering en per volgende periode gestopt bij deactivering.
Bij een jaarabonnement geldt 10% korting op de maandprijs.
Dossier360 mag prijzen jaarlijks indexeren; wijzigingen worden minimaal 60 dagen vooraf per e-mail aangekondigd.

6. Betaling en incasso

De klant verleent een SEPA B2B-machtiging bij aanvang van het abonnement.
Bij een mislukte incasso volgt een herhaalpoging op dag 3 en dag 7. Slaagt ook die niet, dan volgt een grace-periode van 14 dagen.
Blijft betaling uit, dan behoudt Dossier360 zich het recht voor het abonnement op alleen-lezen te zetten. De data blijft toegankelijk voor inzage en export.
De klant is verantwoordelijk voor het actueel houden van bank- en factuurgegevens.

7. Dienstverlening en beschikbaarheid

Dossier360 streeft naar een beschikbaarheid van 99,5% op maandbasis, gemeten buiten aangekondigd onderhoud.
Onderhoud wordt zoveel mogelijk buiten kantooruren gepland en minimaal 48 uur vooraf aangekondigd.
Hulp & contact: vragen via e-mail en het klantportaal worden binnen twee werkdagen beantwoord; kritieke storingen worden zo snel mogelijk in behandeling genomen.

8. Verplichtingen van de klant

Zorgvuldig omgaan met inloggegevens en 2FA-authenticatie waar dit vereist is.
Toegangsrechten van medewerkers actueel houden en direct intrekken bij uitdiensttreding.
Datamigratie uit een eerder systeem is een aparte dienst; hierover maken we vooraf schriftelijk afspraken.
De klant is en blijft verwerkingsverantwoordelijke voor de cliëntdossier-gegevens (zie de verwerkersovereenkomst).

8a. AI-functionaliteit (Vera)

Dossier360 bevat als standaardfunctionaliteit de AI-assistent Vera. Deze staat standaard uit en wordt uitsluitend geactiveerd doordat een beheerder van de klant dit in de instellingen bevestigt. Die bevestiging geldt als aanvaarding van dit artikel en wordt met datum, gebruiker en AV-versie vastgelegd in het activiteitenlogboek.
De klant kiest, configureert en contracteert zelf de AI-provider (endpoint, model en API-sleutel), sluit zelf de benodigde (verwerkers)overeenkomst met die provider en komt daarbij ten minste overeen dat ingevoerde gegevens niet voor het trainen van modellen worden gebruikt en niet langer worden bewaard dan nodig. De AI-provider is geen subverwerker van Dossier360, behalve wanneer de klant een door Dossier360 aangeboden standaardconfiguratie gebruikt.
Vóór verzending aan de AI-provider past Dossier360 pseudonimisering toe en controleert een medewerker van de klant de te verzenden tekst. De pseudonimisering is een inspanningsverplichting: Dossier360 garandeert niet dat alle persoonsgegevens worden herkend en staat niet in voor de inhoud van de door de klant ingevoerde of bevestigde tekst.
Door Vera gegenereerde uitvoer is altijd een concept — geen medisch of zorginhoudelijk advies — en wordt door een begeleider gecontroleerd vóór gebruik. Dossier360 maakt AI-uitvoer als zodanig herkenbaar; de klant zorgt als gebruiksverantwoordelijke in de zin van de AI-verordening voor voldoende AI-geletterdheid en instructie van medewerkers.
Dossier360 is niet aansprakelijk voor schade die voortvloeit uit de door de klant ingevoerde tekst, uit gegevens die ondanks pseudonimisering en controle zijn verstrekt, uit het handelen van de AI-provider of uit de inhoud van AI-uitvoer. De volledige regeling staat in artikel 5a van het AV-document dat bij de overeenkomst hoort.

9. Intellectueel eigendom

Alle rechten op de Dossier360-software, documentatie en gerelateerde materialen berusten bij Dossier360. De klant krijgt een niet-exclusief, niet-overdraagbaar gebruiksrecht voor de duur van het abonnement. De klant behoudt volledig eigendom van zijn eigen data.

10. Aansprakelijkheid

Dossier360 spant zich in om de dienstverlening zorgvuldig uit te voeren, maar aanvaardt geen aansprakelijkheid voor indirecte schade, gevolgschade of gederfde winst.
Aansprakelijkheid voor directe schade is beperkt tot maximaal de vergoeding die de klant in de zes maanden voorafgaand aan het schadeveroorzakende feit heeft betaald.
Uitgesloten van beperking zijn aansprakelijkheid voor opzet of grove nalatigheid.
Voor de AI-functionaliteit gelden aanvullend de uitsluitingen uit artikel 8a.

11. Overmacht

Bij overmacht (waaronder storingen bij hostingpartners, netwerkuitval, cyberaanvallen buiten de invloed van Dossier360, natuurrampen, pandemieën, overheidsmaatregelen) is Dossier360 niet gehouden tot nakoming zolang de overmacht voortduurt. De klant wordt zo snel mogelijk geïnformeerd.

12. Wijziging van deze voorwaarden

Dossier360 kan deze voorwaarden wijzigen. Materiële wijzigingen worden minimaal 60 dagen vooraf aangekondigd. De klant kan de overeenkomst dan opzeggen tegen de ingangsdatum van de wijziging.

13. Toepasselijk recht en geschillen

Op deze overeenkomst is Nederlands recht van toepassing. Geschillen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter in het arrondissement Noord-Nederland.

14. Contact

GinkelSoft — Dossier360
Weverij 46, 8401 PJ Gorredijk
KvK — btw-id
info@dossier360.nl

Dossier360 is een handelsnaam van GinkelSoft.