Wzd-module: Wet zorg en dwang in het zorgdossier

Wzd-dossier aanmaken

Voor elke maatregel van onvrijwillige zorg maakt u in het tabblad Wzd van de zorgvrager een dossier aan. Per dossier legt u vast:

• Categorie maatregel – Volgens art. 3 Wzd: medische handelingen of therapeutische maatregelen, beperken van de bewegingsvrijheid, insluiten, toezicht, onderzoek aan kleding of lichaam, onderzoek van de verblijfsruimte, controle op gedragsbeïnvloedende middelen, beperken van de vrijheid het eigen leven in te richten, beperken van bezoek, of opname (art. 21).
• Reden en beschrijving – Waarom de maatregel noodzakelijk is en welke alternatieven zijn overwogen.
• Start-, eind- en herbeoordelingsdatum – De evaluatietermijn volgt de categorie (van 7 dagen bij insluiten tot 6 maanden).
• Zorgverantwoordelijke en Wzd-functionaris – Wie het traject begeleidt en wie toetst.
• Wilsbekwaamheid en vrijwilligheid – Beoordeling van de wilsbekwaamheid (art. 3) en of de zorg met of zonder instemming wordt verleend.
• Spoedprocedure – Bij acuut ernstig nadeel (art. 11) legt u de directe toepassing vast; het stappenplan moet dan binnen veertien dagen zijn doorlopen en dat wordt bewaakt.

Statusworkflow

Elk Wzd-dossier doorloopt een gestructureerde workflow met zes statussen:

• Concept – Het dossier wordt opgesteld.
• Ter goedkeuring – Ingediend voor beoordeling.
• Actief – De maatregel is goedgekeurd en wordt uitgevoerd.
• Herbeoordeling nodig – De herbeoordelingsdatum is bereikt, het dossier moet opnieuw geëvalueerd worden.
• Beëindigd – De maatregel is afgerond of gestopt.
• Afgewezen – De maatregel is niet goedgekeurd en kan worden herzien.

Het systeem bewaakt welke statusovergangen zijn toegestaan, zodat het traject altijd de juiste volgorde doorloopt.

Het Wzd-stappenplan

Wordt onvrijwillige zorg overwogen of verlengd, dan doorloopt het dossier het wettelijke Wzd-stappenplan: stap 0 is de risico-inventarisatie, daarna volgen de beoordeling door de zorgverantwoordelijke, het multidisciplinair overleg, het advies van een niet bij de zorg betrokken deskundige en de externe deskundige bij langdurige toepassing. Dossier360 bewaakt de termijnen per stap en legt per stap vast wie betrokken was en wat er is besloten.

Risico-inventarisatie

Voer risico-inventarisaties uit per zorgvrager. Per inventarisatie registreert u de risicocategorie, het risiconiveau (laag, gemiddeld, hoog of kritiek), een beschrijving, de genomen maatregelen, het restrisico en de datum van de volgende beoordeling. Zo houdt u structureel zicht op de risico's per zorgvrager.

Multidisciplinair overleg (MDO)

Registreer MDO's binnen het Wzd-traject. Per overleg legt u vast:

• Geplande en werkelijke datum – Wanneer het overleg is gepland en wanneer het heeft plaatsgevonden.
• Stapnummer – Bij welke stap in het Wzd-traject het overleg hoort.
• Agenda en besluiten – Wat er is besproken en welke besluiten zijn genomen.
• Actiepunten – Welke vervolgacties zijn afgesproken.
• Deelnemers – Wie er aanwezig waren bij het overleg.
• Overwogen alternatieven – Welke vrijwillige alternatieven zijn besproken.
• Uitkomst – Doorgaan, verlengen, stoppen of escaleren.

Goedkeuringsworkflow MDO

Een medewerker dient het MDO ter goedkeuring in bij de Wzd-functionaris. Die keurt goed, wijst af met reden of vraagt aanvullende informatie op. Bij afwijzing of een informatieverzoek past u het MDO aan en dient u het opnieuw in. Bij langdurige toepassing legt u het advies van een onafhankelijke deskundige (second opinion) vast. De volledige historie blijft inzichtelijk; een externe Wzd-functionaris ziet alleen de toegewezen dossiers in een eigen werkvoorraad "Te beoordelen".

Uitvoeringen en verzet

Elke toepassing van de maatregel registreert u als uitvoering: datum, duur, door wie, locatie, complicaties en of er verzet was, met omschrijving. Verzet van de zorgvrager of de vertegenwoordiger maakt zorg per definitie onvrijwillig; daarom is het per uitvoering vastgelegd. Klachten (art. 53–55 Wzd) worden bewaakt op de termijn van zes weken, verlengbaar met vier.

Evaluaties

Evalueer lopende maatregelen periodiek. Dossier360 ondersteunt vier evaluatietypen:

• Initiële evaluatie – Bij de start van de maatregel.
• Periodieke evaluatie – Regelmatige herbeoordeling.
• Incidentevaluatie – Naar aanleiding van een incident.
• Eindevaluatie – Bij beëindiging van de maatregel.

Per evaluatie registreert u de effectiviteit, bijwerkingen, de ervaring van de zorgvrager, overwogen alternatieven en een aanbeveling: doorgaan, aanpassen of beëindigen. De datum van de volgende herbeoordeling wordt vastgelegd; evaluaties kunnen digitaal worden ondertekend.

Communicatielogboek

Leg alle communicatie rondom het Wzd-traject vast. Per contact registreert u het type (telefoon, e-mail, overleg of brief), de ontvanger, een samenvatting van het gesprek, de reactie en of er een vervolgactie nodig is. Persoonsgegevens in het communicatielogboek worden versleuteld opgeslagen (AES-256-GCM).

Vrijwillige zorg

Registreer ook vrijwillige zorg per zorgvrager. Leg vast wanneer toestemming is gegeven, door wie, op welke wijze en voor welke zorgvorm. Wordt de toestemming ingetrokken, dan registreert u de intrekkingsdatum en reden. Zo is altijd duidelijk welke zorg met en welke zonder instemming wordt verleend.

Automatische termijnbewaking

Dossier360 controleert dagelijks alle Wzd-termijnen: herbeoordelingsdata van dossiers, evaluatietermijnen, vervolgdata van communicatie en volgende beoordelingsmomenten van risico-inventarisaties. Bij nadering van een termijn (7, 5 en 3 dagen vooraf) ontvangt u automatisch:

• Een e-mail met de details van de naderende termijn
• Een notificatie in het systeem
• Een chatbericht in de berichtenmodule

Elke signalering wordt eenmalig verstuurd per drempel, zodat u niet dubbel wordt gewaarschuwd.

Dashboard, register en IGJ-rapportage

Het Wzd-dashboard toont per organisatie de actieve dossiers, verlopen en urgente termijnen, afgeronde trajecten en de aankomende MDO-deadlines. Het register onvrijwillige zorg (art. 19) en de halfjaarlijkse rapportage aan de IGJ genereert u uit dezelfde gegevens; elk dossier is als PDF te exporteren.

Activiteitenlogboek

Elke wijziging binnen het Wzd-traject wordt automatisch gelogd: aanpassingen aan dossiers, MDO's, evaluaties, communicatie, risico-inventarisaties, goedkeuringen en vrijwillige zorg. Zo is altijd herleidbaar wie wat wanneer heeft gewijzigd – essentieel voor verantwoording en toezicht.