Incidentenregistratie: melden, opvolgen en leren

Wat kunt u registreren?

Elk incident krijgt een type: val, agressie, medicatiefout, zelfbeschadiging, dwalen, schade aan eigendommen of overig. Daarnaast legt u vast:

• Classificatie – Complicatie, incident of calamiteit (VIM), en of het een bijna-incident was.
• Ernst – Laag, gemiddeld, hoog of kritiek.
• Geweld in de zorgrelatie – Richting (zorgvrager naar medewerker, medewerker naar zorgvrager, zorgvrager naar zorgvrager) met toelichting.
• Gevolgen en letsel – Apart voor zorgvrager, medewerker en derden.
• Betrokkenen en locatie – Eén of meer zorgvragers, begeleiders en de locatie.

Functionaliteiten

• Eén meldformulier – Beschrijving, gevolgen, maatregelen en preventie in vaste secties; dicteren kan, en met de AI-module vult Vera het formulier voor uit een vrije beschrijving.
• Oorzaakanalyse – Leg de onderliggende oorzaak vast.
• Verbetermaatregelen – Per maatregel een verantwoordelijke en een datum "gereed vóór"; afronden met toelichting.
• Zorgvrager geïnformeerd – Vaste stap volgens Wkkgz art. 10 lid 3, met datum en toelichting in het dossier.
• Status – Gemeld, in behandeling, opgelost, gesloten.
• Gekoppelde rapportages – De rapportages rond het incident staan erbij.
• Trends en export – Incidenten per type, ernst en periode in het kwaliteitsdashboard; export naar Excel, CSV of PDF en een audit-PDF voor inspectie.

Eén keten: van MIC-melding tot IGJ

De MIC-melding, de oorzaakanalyse, de verbetermaatregelen, de openheid richting betrokkenen en, waar dat verplicht is, de IGJ-melding vormen één doorlopende keten. De IGJ-melding maakt u rechtstreeks vanuit het incident aan; de termijn van drie werkdagen wordt bewaakt. Incidenttrends komen terug in het kwaliteitsdashboard en de managementreview. Klachten over onvrijwillige zorg worden in de Wzd-module bewaakt op de termijn van zes weken (verlengbaar met vier).

Voldoe aan de Wkkgz

De Wet kwaliteit, klachten en geschillen zorg (Wkkgz) verplicht zorgaanbieders om incidenten te registreren, te analyseren en ervan te leren. Met Dossier360 voldoet u aan deze verplichting, inclusief verbetermaatregelen met eigenaar en streefdatum en het vastleggen dat de zorgvrager is geïnformeerd.