Dagrapportages: rapporteren per dienst, per zorgvrager

Eén formulier, passend bij de financieringsvorm

Het rapportageformulier is voor iedereen gelijk: registratie (datum, zorgvrager, zorgfunctie, soort begeleiding), het verloop van de dienst en optioneel meer detail (signalen, observaties, dagvulling, afspraken). Zet u de instelling "Rapportage volgt de financieringsvorm" aan, dan toont het formulier per Wmo, Jeugdwet, Wlz, pgb of particulier alleen de secties die voor die vorm relevant zijn. Een eigen formulierbouwer is er bewust niet.

Rapportagetypes

Elke rapportage heeft een type: dagrapportage, dienstrapportage, incidentrapportage, medische rapportage, gedragsrapportage, voortgangsrapportage of overdracht. Daarnaast legt u de stemming van de zorgvrager vast en tagt u collega's die de rapportage moeten zien; zij krijgen een notificatie en een chatbericht.

Levensdomeinen en doelen

Per levensdomein noteert u een observatie en scoort u de doelen die bij dat domein horen, op de schaal die uw organisatie heeft ingesteld. Zo groeit de voortgang van een doel vanzelf uit de dagelijkse rapportage.

Koppelingen en bijlagen

Koppel een rapportage aan een incident, een Wzd-traject of een aanwezigheidsregistratie, en voeg bijlagen toe. Het formulier slaat tussentijds automatisch op. Dicteren kan met Speak-to-text; met de AI-module maakt Vera van een vrij ingesproken verloop een rapportagevoorstel.

Tijdlijn en zoeken

In het dossier staan alle rapportages chronologisch. Organisatiebreed filtert u op datum, status (nieuw, in behandeling, afgehandeld), Wzd, zorgvrager en medewerker; de zoekbalk doorzoekt de inhoud. Verwanten lezen rapportages, als u dat toestaat, in het verwantenportaal.

Samenwerken

• Delen binnen het team – Iedereen met toegang tot de zorgvrager leest de rapportages.
• Collega's taggen – Getagde collega's krijgen een notificatie en een chatbericht.
• Herinnering – Ontbreekt de rapportage bij het einde van uw dienst, dan krijgt u een herinnering.

Accorderen, vergrendelen en corrigeren

Een afgehandelde rapportage wordt geaccordeerd en vergrendeld: de tekst ligt vast en kan niet meer ongemerkt worden aangepast. Moet er toch iets worden rechtgezet, dan gebeurt dat via een correctierapportage. Het origineel blijft aantoonbaar bewaard en de correctie verwijst ernaar. Zo voldoet uw dossiervoering aan de eisen rond dossierintegriteit en bent u voorbereid op audits en inspectie.

Dienstoverdracht

Rapportages vormen samen met openstaande taken de basis van de dienstoverdracht. De overdracht is een vast dossieronderdeel: de volgende dienst ziet direct wat er speelde, wat is afgerond en wat aandacht vraagt. De overdracht heeft een concept- en gepubliceerde versie; ingeroosterde collega's van de volgende dienst bevestigen dat ze hem gelezen hebben en vinken actiepunten af.