Een digitaal zorgdossier kiezen: vijf vragen die u moet stellen

De markt voor zorgsoftware is onoverzichtelijk. Er zijn tientallen aanbieders van digitale zorgdossiers, elk met hun eigen sterke punten en beperkingen. Sommige richten zich op grote instellingen met duizenden cliënten, andere op kleinere organisaties. Sommige zijn breed opgezet, andere specialiseren zich in een bepaalde sector. Hoe maakt u een goede keuze?

In onze ervaring komt het neer op vijf fundamentele vragen. De antwoorden daarop zijn voor elke organisatie anders, maar de vragen zijn universeel.

Vraag 1: Past het bij hoe uw team werkt?

De belangrijkste vraag is misschien wel de meest onderschatte. Een zorgdossier kan op papier alle functionaliteiten bieden die u nodig heeft, maar als het niet aansluit bij de dagelijkse werkwijze van uw team, zult u er weinig plezier aan beleven.

Kijk niet alleen naar wat het systeem kan, maar ook naar hoe het werkt. Hoeveel klikken zijn er nodig om een dagrapportage te schrijven? Hoe snel vindt een begeleider de informatie die hij zoekt? Is het systeem ook goed bruikbaar op een tablet of telefoon, voor medewerkers die niet achter een bureau zitten?

Vraag een demo aan en laat niet alleen de IT-verantwoordelijke meekijken, maar ook een paar begeleiders van de werkvloer. Zij zijn degenen die er dagelijks mee moeten werken. Hun oordeel telt.

Vraag 2: Hoe zit het met de beveiliging?

Zorggegevens behoren tot de meest gevoelige persoonsgegevens die er zijn. De AVG stelt strenge eisen aan de verwerking ervan, en terecht. Maar beveiliging is meer dan een vinkje op een checklist.

Vraag concreet waar uw data worden opgeslagen. Staan de servers in Europa? Is de data versleuteld, zowel bij opslag als bij verzending? Hoe is de toegangscontrole geregeld? Is tweefactorauthenticatie beschikbaar, of beter nog, standaard ingeschakeld?

Vraag ook naar de auditfunctie. Kunt u terugzien wie wanneer welk dossier heeft geopend? Dat is niet alleen belangrijk voor de AVG-verantwoording, maar ook voor de interne kwaliteitsborging. En het beschermt uw organisatie wanneer er ooit een vraag komt over wie bepaalde informatie heeft ingezien.

Certificeringen als ISO 27001 en NEN 7510 zijn goede indicatoren dat een leverancier beveiliging serieus neemt, maar vragen naar de concrete maatregelen blijft belangrijk.

Vraag 3: Voldoet het aan de wet- en regelgeving in uw sector?

Een digitaal zorgdossier moet aansluiten bij de specifieke eisen van uw sector. Voor organisaties die werken met de Wet zorg en dwang is het essentieel dat het systeem het WZD-stappenplan ondersteunt, inclusief termijnbewaking en de mogelijkheid om IGJ-meldingen te genereren. In ons artikel over WZD-documentatie leest u precies wat er in het dossier moet staan.

Maar de WZD is niet de enige relevante wetgeving. Denk ook aan de Wet verplichte geestelijke gezondheidszorg voor de GGZ, de Jeugdwet voor jeugdzorgorganisaties en de verantwoordingseisen die bij Wlz- en Wmo-financiering horen.

Een systeem dat deze regelgeving kent en in het werkproces heeft verwerkt, bespaart u het handmatig bijhouden van termijnen en het zelf samenstellen van meldingen. Het is het verschil tussen software die uw compliance ondersteunt en software waarbij u de compliance zelf moet organiseren.

Vraag 4: Hoe flexibel is het systeem?

Uw organisatie verandert. Misschien groeit u het komende jaar met twintig cliënten, breidt u uit naar een nieuwe locatie of start u een nieuwe zorgvorm. Het digitale zorgdossier moet daarin meebewegen.

Vraag naar schaalbaarheid. Wat gebeurt er als u meer cliënten krijgt? Kunt u eenvoudig nieuwe medewerkers toevoegen met de juiste rechten? Zijn er modules die u later kunt activeren zonder dat het hele systeem opnieuw moet worden ingericht?

Let ook op de contractvorm. Een systeem dat maandelijks opzegbaar is, geeft u meer flexibiliteit dan een driejarig contract. En vraag wat er gebeurt als u overstapt naar een ander systeem: kunt u uw data exporteren in een bruikbaar formaat? Bekijk als referentie hoe transparante prijzen er in de praktijk uit kunnen zien.

Vraag 5: Hoe ziet de ondersteuning eruit?

De kwaliteit van de ondersteuning is minstens zo belangrijk als de kwaliteit van de software zelf. Want er zullen vragen komen. Een medewerker die iets niet kan vinden, een module die anders werkt dan verwacht, een wijziging in de organisatiestructuur die doorgevoerd moet worden.

Vraag hoe de ondersteuning is georganiseerd. Heeft u een vast aanspreekpunt of belandt u elke keer bij iemand anders? Hoe snel krijgt u antwoord op een vraag? Is er training beschikbaar, en zo ja, op locatie of alleen online? Lees hoe wij bij Puer Leven in Stijl de implementatie en training op locatie hebben aangepakt.

Het verschil tussen een leverancier die u kent en een anonieme helpdesk is in de praktijk groot. Zeker bij de implementatie en in de eerste maanden daarna maakt persoonlijk contact het verschil tussen een soepele overstap en een frustrerende ervaring.

De keuze maken

Er is geen perfect digitaal zorgdossier. Er is wel een zorgdossier dat het beste past bij uw organisatie, uw team en uw werkwijze. Door uzelf de juiste vragen te stellen en de antwoorden eerlijk te wegen, komt u tot een keuze waar u de komende jaren mee vooruit kunt.

Neem de tijd voor die keuze. Praat met collega-organisaties die al een systeem gebruiken. Vraag meerdere demo's aan en vergelijk ze niet alleen op functionaliteiten, maar ook op hoe het voelt om ermee te werken. Uiteindelijk is het uw team dat er dagelijks mee aan de slag gaat, en hun ervaring bepaalt of de investering zich terugbetaalt.

Wilt u zien hoe Dossier360 scoort op deze vijf vragen? Plan een vrijblijvende demo en oordeel zelf.