Administratielast in de zorg: waar gaat de tijd eigenlijk heen?

Vraag het een willekeurige begeleider in de zorg en het antwoord is vrijwel altijd hetzelfde: er gaat te veel tijd naar administratie. Onderzoeken bevestigen dat beeld keer op keer. Zorgmedewerkers besteden een fors deel van hun werkdag aan het vastleggen, rapporteren en verantwoorden van de zorg die zij verlenen. Tijd die ze liever aan hun cliënten zouden besteden.

Maar voor u de administratie als vijand bestempelt, is het goed om te kijken waar die tijd precies naartoe gaat. Want niet alle administratie is overbodig. En de oplossing begint bij het begrijpen van het probleem.

Verantwoording en registratie

Een groot deel van de administratie in de zorg komt voort uit legitieme eisen. Zorgkantoren en gemeenten willen weten welke zorg er geleverd is. De Inspectie verwacht dat incidenten worden gemeld en dat de WZD-documentatie op orde is. De AVG vereist dat u vastlegt wie toegang heeft tot welke gegevens. Dit zijn geen overbodige regels; ze beschermen de cliënt en borgen de kwaliteit van de zorg.

Het probleem zit hem niet in het feit dat deze registratie nodig is, maar in de manier waarop die plaatsvindt. Wanneer een begeleider dezelfde informatie op drie verschillende plekken moet invoeren, wanneer systemen niet met elkaar communiceren of wanneer een eenvoudige melding een formulier van twee pagina's vereist, dan is er iets mis met de werkwijze, niet met de registratieplicht zelf.

Dubbele registratie: de stille tijdvreter

De grootste bron van onnodige administratietijd is dubbele registratie. Het komt verrassend vaak voor dat informatie die al ergens is vastgelegd, elders opnieuw moet worden ingevoerd. Een voorbeeld: de begeleider schrijft een dagrapportage in het cliëntdossier. Diezelfde informatie moet vervolgens ook in een overdrachtsformulier, in een weekrapportage voor de teamleider en mogelijk ook in een rapportage voor het zorgkantoor.

Als die systemen niet met elkaar verbonden zijn, typt de begeleider in feite meerdere keren hetzelfde verhaal in een net iets andere vorm. Dat kost niet alleen tijd, het vergroot ook de kans op fouten en inconsistenties.

De oplossing is niet minder registreren, maar slimmer registreren. Wanneer informatie één keer wordt vastgelegd op de juiste plek in het zorgdossier en vervolgens hergebruikt kan worden voor verschillende doeleinden, verdwijnt een groot deel van de dubbele belasting.

Het verkeerde moment

Een ander veelvoorkomend probleem is dat de administratie op het verkeerde moment plaatsvindt. Of beter gezegd: op het enige moment dat overblijft. Rapportages worden geschreven aan het einde van de dienst, wanneer de overdracht al begonnen is. Of na werktijd, op de bank, omdat er overdag simpelweg geen gelegenheid was.

Dit leidt niet alleen tot stress bij medewerkers, het gaat ook ten koste van de kwaliteit. Een rapportage die zes uur na een gebeurtenis wordt geschreven, bevat minder detail dan een rapportage die direct erna wordt vastgelegd. Details vervagen, nuances verdwijnen en het risico op onvolledige verslaglegging neemt toe.

Organisaties die hier bewust mee omgaan, plannen rapportagetijd in het rooster. Dat klinkt simpel, maar het vereist een cultuurverandering. Rapporteren is geen bijzaak die je erbij doet; het is een vast onderdeel van de zorgverlening.

Waar de technologie helpt

Technologie lost de administratielast niet volledig op, maar kan wel een flink deel van de scherpe kantjes weghalen. Een goed ingericht digitaal zorgdossier zorgt ervoor dat informatie op één plek samenkomt. Het voorkomt dat u in vijf systemen moet zoeken naar de laatste evaluatie van een cliënt. Het stuurt automatische herinneringen wanneer een zorgplan toe is aan een evaluatie. En het biedt de mogelijkheid om een rapportage in te spreken in plaats van te typen.

Maar technologie helpt alleen als het systeem aansluit bij hoe het team werkt. Software die te complex is, te veel klikken vereist of niet intuïtief in elkaar zit, voegt juist toe aan de last in plaats van die te verlichten. De keuze voor het juiste systeem en de manier waarop het wordt ingericht, maakt het verschil.

Wat u zelf kunt doen

Los van softwarekeuzes zijn er praktische stappen die u als organisatie kunt zetten om de administratielast beheersbaar te houden. Begin met het in kaart brengen van wat uw team precies registreert en waarom. U zult merken dat er registraties zijn die ooit met een reden zijn ingevoerd, maar waarvan niemand meer weet waarvoor ze dienen.

Vraag vervolgens aan uw team waar zij de meeste frictie ervaren. Niet in algemene termen, maar concreet. Welk formulier kost de meeste tijd? Welke handeling voelt overbodig? Die inzichten zijn goud waard, want ze wijzen precies naar waar de grootste winst te behalen is.

Durf ook kritisch te kijken naar eigen aanvullende registratie-eisen. Soms leggen organisaties zichzelf strengere regels op dan wat de wet of de financier vraagt. Dat is goed bedoeld, maar draagt bij aan de last die medewerkers ervaren.

Een realistisch perspectief

De administratielast in de zorg zal niet verdwijnen. Zolang er verantwoording nodig is over de zorg die geleverd wordt, zal er geregistreerd moeten worden. Maar er is een verschil tussen administratie die bijdraagt aan goede zorg en administratie die alleen maar tijd kost zonder duidelijk nut.

Het doel is niet om zo min mogelijk vast te leggen, maar om het vastleggen zo efficiënt en zinvol mogelijk te maken. Zodat het team de tijd heeft om te doen waarvoor ze in de zorg zijn gaan werken.

Benieuwd hoe Dossier360 helpt om administratie te vereenvoudigen? Bekijk alle functionaliteiten of plan een demo.