Incidentregistratie

Wat is een incident?

Een incident is een onverwacht voorval op uw werklocatie dat relevant is voor de zorg, veiligheid of welzijn van zorgvragers of medewerkers. Voorbeelden:

• Agressief gedrag of fysieke aanvallen
• Vallen of ongelukken
• Medicatie-gerelateerde problemen
• Inbraken of diefstal
• Brand of andere nood-situaties
• Ongeautoriseerde afwezigheid (wegloper)

Incident rapporteren

Het is belangrijk incidenten snel en accuraat te rapporteren. Dit helpt uw organisatie risico's te identificeren en te voorkomen:

1. Klik in het menu op "Incidenten"
2. Klik "Nieuw incident"
3. Voer de basisgegevens in

Incidentformulier invullen

Datum en tijd

Voer in wanneer het incident heeft plaatsgevonden. Dit is meestal vandaag, maar u kunt ook eerdere incidenten rapporteren.

Locatie

Waar heeft het incident plaatsgevonden? (bijv. "Zorglocatie Noord", "Kamer van mevrouw X")

Betrokken personen

Selecteer welke zorgvragers en medewerkers bij het incident betrokken waren. Als het incident meerdere personen betreft, voeg u allen toe.

Soort incident

Kies de categorie die best bij het incident past:

• Agressie/Geweld: Fysieke agressie, scheldpartijen, bedreigingen
• Valincident: Vallen of slips
• Medisch incident: Gezondheidscrisis, medicatie-fout
• Vlucht/Afwezigheid: Zorgvrager verlaat zonder toestemming
• Beschadiging: Vernieling van eigendommen
• Diefstal: Verlies of diefstal van goederen
• Brandveiligheid: Brand, rook, brandmeldingen
• Ander: Niet in bovenstaande categorieën

Ernst/Urgentie

Bepaal hoe ernstig het incident was:

• Laag: Kleine incident zonder gevolgen
• Gemiddeld: Incident met lichte gevolgen, monitoring nodig
• Hoog: Ernstig incident, professionele hulp ingeroepen
• Kritiek: Levensgevaarlijke situatie, spoedeisende hulp nodig

Beschrijving

Geef een gedetailleerde beschrijving van wat precies is gebeurd:

• Wat waren de omstandigheden vóór het incident?
• Wat was de exacte opeenvolging van het incident?
• Wat zijn de gevolgen geweest?
• Welke acties zijn ondernomen?
• Waren er getuigen?

Betrokken medewerkers

Welke medewerkers waren aanwezig of betrokken?

Maatregelen genomen

Beschrijf welke directe maatregelen na het incident zijn getroffen (bijv. "eerste hulp gegeven", "politie gebeld", "zorgvrager gekalmeerd").

Ernsthafte incidenten - escalatie

Voor kritieke incidenten (medische nood, geweld met letsel, spoedeisende hulp) geldt:

1. Roep onmiddellijk hulp in (ambulance 112, politie 112)
2. Zorg voor medische hulp
3. Beveilig de plaats van handeling
4. Rapporteer later in Dossier360
5. Informeer onmiddellijk uw manager

Vervolgingsstappen

Na het indienen van een incident kan het door uw manager of leidinggevende worden behandeld:

Onderzoek

Uw manager kan het incident nader onderzoeken door:

• Vragen te stellen aan betrokkenen
• Camerabeelden of andere bewijzen te verzamelen
• Getuigenverklaringen op te nemen

Vervolgacties

Op basis van onderzoek kunnen vervolgacties nodig zijn:

• Extra training of ondersteuning voor betrokken medewerkers
• Aanpassingen in zorgplan van betrokken zorgvragers
• Rapportage aan toezichthouders (IGJ, gemeente)
• Disciplinaire acties bij ernstige schending van regels

Incidentoverzicht

U kunt alle incidenten van uw locatie inzien via het incidentrapport:

1. Ga naar "Incidenten" in het menu
2. Klik op "Rapportage"
3. Filter op periode, soort incident, of persoon
4. Bekijk trends en patronen

IGJ-meldingsplichtige incidenten

Bepaalde incidenten moeten wettelijk gemeld worden aan de Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd (IGJ). Dit zijn bijvoorbeeld:

• Incidenten met onvrijwillige zorgverlening (WZD)
• Incidenten met doden of ernstige lichaamsbeschadiging
• Seksueel misbruik of geweld
• Ernstige geneesmiddelfouten

Uw manager zal bepalen of IGJ-melding nodig is. Dit gebeurt via een apart formulier in Dossier360.

Privacy en vertrouwelijkheid

Incidentgegevens zijn vertrouwelijk en:

• Alleen zichtbaar voor bevoegde personeel
• Opgeslagen in beveiligde omgeving
• Onderworpen aan AVG/GDPR
• Niet zomaar gedeeld met derden

Best practices voor incidentrapportage

• Rapporteer snel - dezelfde dag, liever meteen
• Wees feitelijk - geen interpretatie of mening
• Wees volledig - alle relevante informatie
• Zorg voor ondersteuning - collega's kunnen helpen
• Volg vervolgstappen - participeer in onderzoek
• Leer van incidenten - draag bij aan verbeteringen

Support na een incident

Incidenten kunnen belastend zijn, vooral bij agressie of geweld. Uw organisatie biedt ondersteuning:

• Spreek met uw leidinggevende
• Vraag om begeleiding of counseling
• Participeer in debriefing-sessies
• Neem uit indien nodig