Aanwezigheidsregistratie

Wat is aanwezigheidsregistratie?

De aanwezigheidsregistratie is een belangrijk onderdeel van dagelijks zorgwerk. Hiermee registreert u welke zorgvragers aanwezig zijn op uw locatie en welke niet. Dit gegeven is essentieel voor:

• Personeelsplanning en bezetting
• Billing en facturering
• Toezicht op welzijn van zorgvragers
• Nalevingsrapportage aan toezichthouders

Aanwezigheidsregistratie openen

In Dossier360 opent u de aanwezigheidsregistratie via het menu. Selecteer de juiste datum en locatie. U ziet dan een overzicht van alle zorgvragers die op deze dag verwacht worden.

Stap 1: Datum en locatie selecteren

1. Klik op "Aanwezigheid" in het menu
2. Selecteer vandaag's datum (of vorige datum als u laat registreert)
3. Kies uw werklocatie/afdeling

Een zorgvrager aanwezig markeren

Voor elke zorgvrager ziet u een rij met de volgende opties:

1. Klik op het groene vinkje "Aanwezig"
2. Eventueel: voeg een notitie toe (bijv. "Laat aangekomen", "Vroeg vertrokken")
3. Klik "Opslaan"

Afwezigheid registreren

Als een zorgvrager niet aanwezig is, selecteert u de reden:

• Ziek: Zorgvrager is ziek thuis gebleven
• Verlof: Geplande afwezigheid (vakantie, uitstapje)
• Medische afspraak: Zorgvrager is bij arts of specialistisch consult
• Ander: Andere reden (met toelichting)

Afwezigheid invoeren

1. Klik op het rood kruis "Afwezig"
2. Selecteer de reden uit het dropdown-menu
3. Voeg eventueel een toelichting toe
4. Klik "Opslaan"

Bulk registratie

U kunt ook meerdere zorgvragers tegelijk registreren. Dit is handig aan het begin van de dag:

1. Klik "Iedereen aanwezig markeren" (en pas nadien aan wie afwezig is)
2. Of klik "Iedereen afwezig markeren" (en zeg wie aanwezig is)
3. Controleer alle entries
4. Klik "Alles opslaan"

Wijzigingen maken

Tot 16:00 uur kunt u de aanwezigheidsgegevens nog aanpassen. Na 16:00 uur is de registratie gesloten en kunt u alleen nog contact opnemen met de systeembeheerder voor aanpassingen.

Bestaande invoer wijzigen

1. Klik op de zorgvrager wiens status u wilt wijzigen
2. Selecteer de nieuwe status
3. Controleer de wijziging
4. Klik "Opslaan"

Opmerkingen toevoegen

Bij elke registratie kunt u opmerkingen maken. Dit is handig voor:

• Bijzondere omstandigheden ("veel moeite met opstaan")
• Gedragsveranderingen ("onrustig vandaag")
• Gezondheidsaspecten ("verkoudheid")
• Aankomst-/vertrektijden ("om 10:30 aangekomen")

Rapportage en overzichten

Dossier360 maakt automatisch overzichten van aanwezigheidsgegevens:

• Dagelijk overzicht: Wie was er vandaag
• Wekelijks overzicht: Aanwezigheidspatronen
• Maandelijk rapport: Voor billing en rapportage

Deze rapporten kunt u exporteren naar PDF of Excel voor verdere verwerking.

Koppeling met billing

Aanwezigheidsgegevens worden automatisch gekoppeld aan uw billing-systeem. Alleen dagen waarop een zorgvrager werkelijk aanwezig was, worden gefactureerd aan de klant.

Facturering begrijpen

• Aanwezig: volledige dag gerekend
• Halve dag: (afhankelijk van uw organisatie)
• Afwezig om medische reden: mogelijk nog gefactureerd (check uw beleid)
• Afwezig om ander reden: niet gefactureerd

Problemen oplossen

Ik kan de aanwezigheid niet opslaan

• Controleer of u de juiste locatie hebt geselecteerd
• Zorg dat u ingelogd bent met het juiste account
• Vernieuw de pagina
• Neem contact op met uw systeembeheerder

Ik zie een zorgvrager niet in de lijst

• Controleer of deze zorgvrager op deze locatie hoort
• Controleer de datum
• Zorgvragers kunnen worden toegevoegd door uw manager

Privacy en beveiliging

Aanwezigheidsgegevens zijn vertrouwelijk en gesloten opgeslagen in Dossier360. Delen met derden is alleen met expliciete toestemming van de zorgvrager en manager.

Tips voor accurate registratie

• Registreer dagelijks aan het einde van uw dienst
• Wees nauwkeurig bij de reden van afwezigheid
• Voeg opmerkingen toe voor bijzonderheden
• Controleer uw invoer voordat u opslaat
• Corrigeer fouten dezelfde dag (tot 16:00)